Comment gérer ses emails en 4 étapes simples

As-tu l'impression de passer ta journée dans les emails et à ne pas avoir le temps pour ce qui est important? Depuis 18 mois¹, j'ai complétement changé ma façon de gérer mes emails et j'en suis ravi.

 Voici mes 4 principes pour bien utiliser les emails.

En aidant un ami avec ses emails, j’ai découvert qu’il avait 16 000 emails dans sa boite de réception! Si ça ne vous choque pas, laissez-moi expliquer pourquoi c’est choquant: On se permet de faire des choses avec nos emails qu’on ne ferait jamais avec notre courrier papier. On ne laisse pas des centaines de lettres trainer sur notre bureau. On ne laisse pas un message sur notre répondeur après l’avoir écouté. On ne laisse pas une facture trainer sur notre bureau après l’avoir payé. Mais beaucoup laissent trainer leurs emails dans leur boîte de réception. C’est une erreur.

Moi aussi j’ai fait cette erreur durant des années. J’avais l’impression de passer ma journée dans les emails pour ne jamais en voir la fin. Je voulais travailler sur projets importants et en fin de journée, je n’avais l’impression de n’avoir pas fait grand chose à part des mails. Tout a changé le jour où j’ai lu les conseils d’un expert: Michael Hyatt. Du jour au lendemain j’ai revu ma façon de faire. Ça fait 18 mois que je respire. Mes emails sont sous contrôle et je n’ai plus l’impression qu’ils sont un frein à ma productivité. J’explique dans cet article comment je fais. Je suis sûr qu’il existe d’autres bonnes manières de faire, mais j’aime cette méthode parce qu’elle est très simple.

Tout le monde aujourd’hui reçoit et envoie des emails. Qu’on soit étudiant, mère au foyer, pasteur ou cadre d’entreprise, mais rares sont les personnes qui reçoivent une formation sur la gestion des emails. Je me suis dit que ça valait le coup d’expliquer les 4 principes que j’utilise pour traiter productivement mes mails. Les voici:

4 étapes pour gérer ses emails à la gloire de Dieu

1. Souvenez-vous que chaque email représente une vraie personne

Le but de cet article est de montrer comment être productif dans la gestion de ses emails. Mais avant d’aborder les trois autres étapes, il faut se rappeler que chaque email (non spam) vient d’une vraie personne, créé à l’image de Dieu. Chaque email représente une vie. Chaque personne a une grande valeur aux yeux de Dieu. Je veux donc être productif, mais pas au détriment de personnes qui m’écrivent.

Ma productivité est au service des autres. Elle me donne le temps de prier pour ceux qui m’écrivent, de prendre le temps pour répondre aux personnes qui en ont le plus besoin. C’est important de bien gérer ses emails, parce que ça touche des milliers de vies. NOTE: ce point n’était pas cité par Michael Hyatt, mais il aurait du, je l’ai donc ajouté!

2. Videz la boite de réception chaque jour

Je veux vider une fois par jour ma boite mail. Il y a une réelle satisfaction à vider notre boite d’emails, de savoir qu’on a traité tous les emails. Attention, ça ne veut pas dire que j’ai répondu à chaque email (voir le point #3), mais ils ont tous été traités.

3. Arrêtez de trier vos emails

Bonne nouvelle. On n’a plus besoin de trier ses emails. Pendant des années j’avais de nombreux dossiers dans Mail, l’application pour emails d’Apple. Je triais tout avec un système multi-dossier. Depuis, c’est fini tout ça. J’ai seulement deux dossiers emails: la boite de réception et le dossier archives (trois si on compte la corbeille). La fonction recherche de Mail (ou de Gmail ou d’Outlook, etc.) suffit largement pour retrouver un email particulier. Je ne trie plus = gain de temps énorme.

4. Lisez chaque email une seule fois et traitez-le aussitôt

Quand j’ouvre Mail, je commencer à répondre aux nouveaux emails un à la fois. Du plus ancien au plus récent. Et je ne lis chaque email qu’une seule fois et je le traite immédiatement. Voici le principe que j’ai appris de Michael Hyatt, ex-PDG d’une grande maison d’édition. Pour chaque email, j’ai 4 options:

  • Effacer ou Archiver: si l’email est juste informatif. C’est à dire, s’il ne demande pas d’action de ma part, je le lis (si ça me concerne) et puis je l’efface ou je l’archive pour pouvoir le retrouver via la fonction recherche mentionné précédemment. J’utilise un raccourci clavier pour envoyer chaque email dans le dossier archives. Ça permet de traiter beaucoup plus rapidement les mails.
  • Déléguer: si quelqu’un peut mieux répondre ou si quelqu’un d’autre devrait répondre, je transfère immédiatement à la personne concernée. Attention bien sûr de ne pas abuser de cette option, mais apprenez à vous en servir!
  • Répondre: si ça prend moins de 2 minutes, je réponds immédiatement et brièvement. Et ensuite je déplace l’email vers le dossier archive pour qu’il ne soit plus dans la boite de réception. S’il me faut plus de temps pour répondre (certains de mes emails me prennent plusieurs heures, par exemple les questions théologiques, la relation d’aide) alors je peux:
  • Planifier: je prévois un créneau de temps dans mon agenda pour répondre à ce mail précis. Quand j’ai prévu ce créneau ou que j’ai noté de le faire dans mon gestionnaire de tâches, je le classe aussi dans les archives.

De cette manière, ma boite de réception est vide, absolument vide. On se sent bien parce qu’on a mis de l’ordre dans le chaos et on peut fermer nos emails et retourner à notre travail. C’est important de faire ça.

Pour en savoir plus, lisez les 8 erreurs que vous faites avec vos emails. C’est très utile comme liste d’erreurs fréquentes qu’on commet tous.

Une astuce pour planifier

J’ai dit que je classais même les emails auxquels j’avais prévu répondre plus tard. Comment fait-on alors pour les retrouver facilement s’ils s’entassent dans le dossier Archives? Une façon de faire c’est d’avoir un deuxième dossier « A répondre », mais ça ne me plait pas, ce n’est pas assez simple et propre.

La solution que je préfère est géniale si tu as un Mac (et je suis sûr qu’un équivalent est possible sur PC): Je glisse l’email vers mon gestionnaire de tâches et il crée une nouvelle tâche contenant un lien vers l’email. Ça marche aussi si je le glisse sur mon calendrier (iCal), même si je renomme l’évènement, car je peux toujours afficher l’email en cliquant sur l’url (cliquez sur la capture d’écran ci-dessous pour plus d’infos). Une fois l’email planifié quelque part (à vous de voir ce qui vous convient sur PC), archivez l’email et retrouvez-le uniquement quand vous êtes prêts à le traiter. A noter, ces liens restent actifs, même si vous déplacez l’email dans les archives.

 

Où commencer avec tous ces conseils?

Recommencez à zéro. Peut-être que vous avez 16 000 emails dans votre boite de réception et vous ne savez pas où commencer pour reprendre contrôle de vos mails. Je vous conseille de traiter les quelques emails récents, urgents et importants, puis de prendre le reste (les 15 995 autres) et les déplacer dans le dossier archives. Les emails que vous aurez raté, c’est pas grave. Quelqu’un vous relancera certainement si c’était grave!

Commencez aujourd’hui à zéro: souvenez-vous que (1) chaque email vient d’une vraie personne, (2) videz chaque jour la boite de réception, (3) arrêtez de trier vos emails, et (4) traitez chaque email dès la première lecture soit en: l’effaçant, le déléguant, en y répondant immédiatement ou en planifiant un créneau pour y répondre.

Et vous? Comment gérez-vous vos emails?

¹Cet article a été publié la première fois le 2 juin 2014. Je l’ai reposté sur le blog le 28 juillet 2018.

Abonne-toi à ma newsletter et ne rate aucun de mes articles

Votre adresse de messagerie est uniquement utilisée pour vous envoyer notre lettre d'information ainsi que des informations concernant les activités de toutpoursagloire.com. Vous pouvez à tout moment utiliser le lien de désabonnement intégré dans la newsletter. Consultez notre politique de confidentialité ici.
Pas de spam, promis. Powered by ConvertKit

Stéphane Kapitaniuk

Stéphane est un disciple de Jésus. Marié avec Hanna, ils sont parents du petit Noah et font partie d'une implantation d'Église à Pont de Chéruy, une ville à 30 minutes à l’Est de Lyon. Stéphane est diplômé de l’Institut biblique de Genève. Il est aussi le créateur de plusieurs formations pour le logiciel biblique Logos (dont cette mini formation gratuite).

http://stephanekapitaniuk.toutpoursagloire.com

Articles pouvant vous intéresser

Si nos ressources sont toutes gratuites, c'est grâce à toi !
JE FAIS UN DON
close-image
Les cookies assurent le bon fonctionement de notre site internet. En utilisant ce dernier, vous acceptez l'utilisation des coockies. Lisez notre politique de confidentialité pour en savoir plus.
close-image